「最強」仕事術FAQ
Last Update: 2011/09/04
付箋の書き出しフェーズ
細分化フェーズ
仕訳フェーズ
実行フェーズ
サクセスシートフェーズ
付箋の書き出しフェーズ
付箋を書き出す時間がない、ということではなく、やることがなくて書き出せない・・・ということならば
そもそもそのような状況では、仕事術に取り組む必要性はないように思えます。
もちろん、そんな状況から脱したい、自分の目標を見つけて、しっかり付箋を書きだしていきたい
ということでしたら、まずは、些細なわかりきったことでもいいので「３ヶ月後の目標を仮決め」し
その目標達成に必要なToDoを書きだしてみる、ということからスタートしてください。
どんな目標でも、達成するためにはやるべきことがあり、それを１つ１つ細かい手順にすることで
付箋を増やすことができます。
同じ内容の付箋があるということは、
「それだけあなたが気にしているToDoである」
ということを認識してください。
だったら、すぐやる？どうする？と考えてみてください。
「最強」仕事術に取り組み始めの頃、つまりまだ付箋の書き出しに慣れていない頃の場合は
どんなくだらないことでも書きだしてもいいです。
ただ、頭に浮かぶことを常に書いていると
「名言・標語・心情・心構え」などを書いた付箋が出たりします。
つまり「人に優しく」「行動は迅速に」などの付箋です。
このようなものはいつまで経っても時間軸を持ちません。
つまり、仕訳をしても常に１ヶ月以上先に置くしかないのです。
この場合、書きだした内容が自分にとって大切なことである、と認識したら
「名言・標語・心情・心構え」専用のファイルなどを作っておいて
そこに貼るようにしたらいいでしょう。（サクセスシートにはいかないということです）
そして、ToDoやアイデア付箋だけを仕訳するようにしましょう。
あなたの１日の時間は、プライベート用の２４時間、ビジネス用の２４時間にわかれているわけではないですよね？
「あなたの２４時間を何につかっているか？」ですので、基本はプライベートとビジネスを一緒に管理するようにしてください。
構いません。
必要ならば、お好きなサイズの付箋を使ってください。
が、色々なサイズを試して、ToDoを書く、手帳に貼るサイズ、携帯しやすさから判断した結果としてのサイズとなっています。
また、サクセスシート、1A3GToDo20ワークシートも15mm×50mmに最適化していますので、何も考えずに使うには
推奨サイズをそのまま使っていただく方がいいと思います。
ToDoは付箋で、時間が決まっている予定はスケジュール帳という使い分けでいいと思います。
時間が決まっている予定に対して、準備することなどを付箋で管理するなどご自身に合う方法を探してみてください。
書きだしてもいいです。
書きだしてください、ではありません。
黒水→白水に早くしたいと思うならば、白水１滴＝付箋１枚ですので
多く白水を貯めるために、毎日のルーチンワークを毎日書いてサクセスシートに貼るということをお薦めします。
ただ、一方で、毎日のルーチンワークを毎日書くのが苦痛だ、という方もいます。
その場合は逆に書くことをお勧めしません。
苦痛なことは除外してください。
細分化フェーズ
方法は２つありますので、どちからお好きな方を選んでください。
細分化前の付箋を Ａ とします。
これを細分化した後の付箋を、時間軸に並べて
a-1
a-2
a-3
a-4
a-5
とします。
ということは、a-5 が終わった時 ＝ Ａ が終わった時 ですので
a-5 と Ａ は常に一緒に仕訳し、完了したら一緒にサクセスシートに貼る
というのが１つのパターンです。
もう１つは、細分化したら Ａ を捨てます。
え？付箋は捨てないのがグランドルールでは？
とお思いかと思いますが、
捨てないのは、実は、頭の中から吐き出した全てのことです。
つまり、Ａ は a-1～a-5 なので、Ａを捨てても捨てていないことになります。
ちなみに、私は捨てません。
なぜならば、サクセスシートに貼ること自体が「快」であるので、わざわざ枚数を減らすことはない
ということと、Ａというのは細分化するぐらいの大きな ToDo ですので
そんな大きなToDoをやったんだ、とAを貼った時に達成感が得られるからです。
どれぐらいまで細かくしても構いません。
細分化すればするほど、
・白水が溜まる
・行動着手が早くなる
・より具体的な行動になる
というメリットがあります。
極端な話、Windows でファイルを削除したい場合
・マウスを持つ
・マウスのカーソルをファイルに合わせる
・右クリックする
・削除をクリックする
・「はい」を押す
というぐらいにまで、細分化しても「いい」ということです。
※細分化しなさい、ではありません。
正直、ここまで細分化することはないですし、現実的ではないですが、
細分化はどこまでやっていいか？という答えに対して、どこまでも細かくしてもいいですよ、という事例です。
自分が好きなこと、得意なことはまったく細分化しなくてもどんどん出来てしまうでしょう。
しかし苦手な事は細分化しないとなかなかできなかったりします。
その際には、とことん細分化してみてください。
それはゴールまでのプロセスが見えていない、ということです。
その場合には、どうすればそのゴールが達成できるのか、調べたり人に聞いたりするといいでしょう。
仕訳フェーズ
除外ができないのは、様々な理由がありますし、その状況から自分の傾向が見えてきます。
それらを混ぜて書くと
・仕訳の際の目標（質問）が明確になっていない（あれもこれもやろうとしている）
・結局、緊急の仕事ばかり
・そもそもやらなければならない仕事がオーバーフローしている
・除外できるのにできないと思っている
・人に委任できていない（性格上 or 仕事柄）
・人からの依頼を断れない（性格上 or 仕事柄）
・自分の仕事の持ち時間（予算時間）がわかっていない
「最強」仕事術は、仕訳で今の自分の状況を現状把握できます。
そういう状況になっているのはなぜか？をまずは考えてみてください。
そこがスタートです。
では、どうするか？どうしたいか？どうできるか、できないか。
もしかしたら、それ（状況改善）が次のあなたの目標になるかもしれません。
では、そのためにはどうすればいいか？（＝ ToDo 出し）という発想になるかもしれません。
そのように進めていきます。
この場合、言い換えると「目標がない」ということです。
毎日のルーチンワークをこなしているだけ、という状況なのかもしれません。
もしそうだとしても、それが良い・悪いではありません。
現状把握
です。
では、どうしたいか？
目標に向かって毎日を過ごしたい、と思うのならば
まずはわかっているものでもいいので、３ヶ月先の目標を「仮決め」で作ります。
それに対して、やるべきことを書きだしていけば、１ヶ月以上先のToDoも出るはずです。
そこからサイクルをスタートしましょう。
駄目、絶対。
では、ありませんが、「最強」仕事術取り組み当初は１つに絞ってください。
あなたは、目標達成慣れしているでしょうか？
いつもいつも立てた目標を達成し続けている・・・ということならば
目標を２つ以上設定してやってみてもいいとは思います。
ただし、目標達成慣れしていないとしたら
２つ以上の目標を同時に追い求めるのは、非常に高度ですし
恐らく失敗するでしょう。
それよりもまずは１つの目標に集中し、達成し、それを繰り返し
目標達成慣れするようにしてください。
「最強」仕事術を教えられるぐらいにまで身体化したら
その時に２つ以上の目標でチャレンジしてみるといいと思います。
仕訳は目標（質問）に対して仕訳しますので
理論的に考えると、その目標に関係のない付箋はすべて１ヶ月以上先に置くのが正しいように思えますよね？
でも、実際はそんなことはできませんよね？
例えば、目標（質問）が
「３ヶ月後までに売上５００万円を達成するには？」
だとしたら、
それ以外の
「ディズニーランドのホテル予約」
「電球を買う」
「庭の草むしり」
「免許更新」
「DVD返却」
などは、厳密にはすべて１ヶ月以上先？ という疑問が出ます。
ここで考えていただきたいのは、
一見目標に関係のない ToDo だったとしても
放置し続けて、やるべき期限がギリギリになってしまって
すぐにやらなければならない状態になると
本来の目標に取り組む時間を圧迫してしまう対象として、関係性が出てくるのです。
仕訳は、１日２４時間、１週間１６８時間に対して ToDo をどう配分するか？ということですが
目標に使いたい時間を、緊急性の高いそれ以外の ToDo が奪ってしまうことになるのです。
ですので、結論としては、目標に関係のない付箋に関しては
いつやるべきかはわかっていると思うので、そこに仕訳してもらって構わないということになります。
ここで理解して欲しいのは、
仕訳はメインの目標について仕訳をしますので
目標達成に向けてのToDoが、時間軸上のメインストリームに並びます。
それさえできれば、正直、他の付箋は「どこに置かれようが関係がない」のです。
メインの目標達成に向けてToDoに最もフォーカスされていればいいのです。
それ以外の付箋は、その目標達成に向けての ToDo に影響のない範囲で、
やるべきところに仕訳してください。
仕訳は１週間以上先のものは、すべて「１週間以上先」のところに置けばいいのでは？というご質問だと思いますが
ストレートに言うと、それだと
「近視眼的」「視野狭窄」
に陥ります。
３ヶ月先の目標に対して、時間軸ではなく、目の前の仕事しか見ていないことになりかねません。
しっかりゴールまでのプロセス、手順、時間軸を把握するために、２週間以上先、１ヶ月以上先も
仕訳しましょう。
もし仕訳をしていて、「２週間以上先でもいいこと」の存在に疑問を感じるとしたら
ゴールまでの手順が曖昧か、細分化が粗すぎるかのどちらかでしょう。
実行フェーズ
この場合も色々なパターンがあります。
その状況を「現状把握」として、なぜそうなるか？を考えてみましょう。
そしてどうすればいいか？も一緒に考えましょう。
・ToDoのサイズが大きすぎて、手を付けられない？
→だったらもっともっと細分化しましょう
・あまり乗り気ではない付箋。実は嫌なこと。
→やるのか？やらないのか？自分の権限でやめることができるのか？
やるならばもっと細分化して、行動のハードルを下げる。
やらないならば消し炭に移動する。
・そもそも自分の仕事の持ち時間（予算時間）が間違っている。
→週間時間見積表を使って、自分の予算時間を確認しましょう。
・目標が不明確で、除外があまい。
・除外しても問題ないのに、それがわかっていない。
→可能ならば、一度大胆に思い切って明日以降に除外してみる。
１日のバッファを多めに取ってみる
サクセスシートフェーズ
おそらくあなたは、ピュアな白水さんなんですね(笑)
もし、サクセスシートが不快ならば、貼らなくてもいいと思います。
わける必要はないと思いますが、何らかの事情がある、例えば
特定の仕事の手順を残しておいて後で手順書・マニュアル化したい、など
の場合は種類分けしておいたほうが後々いいと思います。
サクセスシートに完了した付箋を貼る時に
「快・不快の感情にアクセスしてください」
とお伝えしていますが、快・不快の判断用に印をつけるのはあまりお勧めしていません。
というのも、理性的に「快・不快」を判断しても、それが本当にあなたの「快・不快」であるとは限らないからです。
今までの数十年生きてきて、雑誌で読んだ、TVで見た、インターネットで知った、書籍で勉強した
様々な価値観やあるべき姿を見て、あなたは
「自分はこういうことに快を感じるべきである」
と思い込んでいる可能性もあります。
快・不快はもっと感情的で、もっと深層的なものであるので、とにかく
「考えるな、感じろ」（Don't think, Feel!） by ブルース・リー
ということで、印を付けずに、晴時の瞬間を感じてみることをお薦めします。
１回や２回どころか、１００回や２００回で自分の「快・不快」はわからないと思っていただいてもいいです。
もっと回数を重ねること、そして実際の行動の繰り返しで、少しづつ自分の快の傾向がわかってくるのです。